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Comprendre l'ERP
août 2023

Gestion des
achats intégrée

Souhaitez-vous optimiser votre gestion des achats ?

  • La gestion de vos factures fournisseurs est fastidieuse ?
  • Votre processus de validation de paiement des factures fournisseurs est trop long ?
  • Vous peinez à profiter de remises à l’escompte ?

Avec une gestion des achats intégrée ...

  • votre processus des achats devient plus transparent.
  • vous digitalisez vos factures fournisseurs aisément.
  • vous pouvez profiter de remise à l’escompte facilement.
  • vous optimisez votre flux de trésorerie.
  • vous avez la maitrise de vos achats.
  • vous augmentez drastiquement votre efficacité.

Le module de gestion des achats au sein d'un système ERP (Enterprise Resource Planning) est un outil précieux pour simplifier et optimiser le processus d'achat au sein d'une entreprise. Il permet de gérer toutes les étapes, de la demande d'achat à la facture fournisseur, de manière efficace et transparente.

Voici un schéma résumant les étapes principales :

Demande
Tout commence par la création d'une demande de prix par un employé autorisé. Grâce aux comparaisons des différentes demandes de prix disponibles au sein du système, le choix de la meilleure offre est facilité.
Commande
Une fois la demande approuvée, un bon de commande est créé dans le système ERP. Ce bon de commande contient toutes les informations importantes, telles que le fournisseur, les quantités, les prix et les conditions contractuelles. Afin de faciliter la gestion des commandes fournisseurs, Actricity gère les conditions telles que remises accordées par vos fournisseurs et remises quantitatives. Le bon de commande est ensuite automatiquement envoyé au fournisseur, simplifiant ainsi la communication et accélérant le processus de commande.
Réception des marchandises
Une fois que les marchandises sont reçues, elles sont comparées aux détails du bon de commande pour vérifier leur conformité. Toute différence est enregistrée pour une résolution ultérieure.
 
Facture fournisseur
La facture du fournisseur est ensuite vérifiée et validée, en comparant les détails du bon de commande et de la réception. Une fois approuvée, elle est enregistrée dans le système ERP pour le traitement du paiement selon les termes convenus.

Grâce à ce module, les entreprises peuvent profiter de nombreux avantages :

  • Centraliser les informations d’achats au sein d’un même système.
  • Automatiser leurs processus d'achat.
  • Améliorer la traçabilité des achats.
  • Optimiser la gestion des stocks et des finances.
  • Tout en garantissant une meilleure collaboration avec les fournisseurs.


Et maintenant dans Actricity ?

Actricity propose une gestion des achats efficace et parfaitement intégré au sein de l’ERP.

Toutes les informations liées aux achats sont disponibles sur les fiches fournisseurs et sur les fiches articles. Des interlocuteurs fournisseurs, des conditions commerciales jusqu’au détail complet des prix y compris des remises de volumes possibles chez vos fournisseurs, toutes les informations sont centralisées et disponibles pour les collaborateurs de votre entreprise.

Les demandes de prix sont enregistrées, envoyées aux fournisseurs et grâce à la matrice de comparaison des prix, il vous est possible de faire le meilleur choix et de négocier plus facilement vos achats et vos contrats. Bien entendu ces demandes sont archivées afin de conserver une trace de vos demandes de prix pour d’éventuelles demandes futures.

De plus si vous avez utilisé la fonctionnalité d’Actricity de génération automatique de demande de prix fournisseur à partir d’un devis client, l’actualisation des prix dans le système après réception des prix fournisseurs conduisent à une actualisation automatique des prix du devis client afin de calculer les marges sur affaires.

Une fois le choix du fournisseur défini, générez la commande fournisseur en quelques clics et envoyez votre bon de commande à votre fournisseur par e-mail. Il est à noter que la commande fournisseur peut être liée à une commande client afin d’avoir une traçabilité complète d’une affaire.

Sachez qu’il est aussi possible avec Actricity de générer automatiquement votre commande fournisseur à partir d’une confirmation de commande client. Avec des données bien à jour, un seul clic et votre commande fournisseur est déjà prête à l’envoi. Une vraie automatisation !

Grâce aux référencement des commandes fournisseurs et au compte de réapprovisionnement intégré d’Actricity, vous pouvez anticiper les besoins de matériel actuels et futurs. Le schéma ci-dessous vous montre les interactions et l’intégration complète du module des achats dans notre solution ERP :

Le saviez-vous ?

Le compte de réapprovisionnement du stock intégré à notre solution ERP répertorie de façon automatique :

  • l’intégralité des besoins répertoriés (futures sorties de stocks : par exemple commandes clients prévus ou besoins de marchandises pour les ordres de fabrication prévus)
  • l’intégralité des réapprovisionnements de marchandises prévus (futures entrées de marchandises – par exemple commande fournisseurs ou entrée de produit fini de fabrication).

Ainsi votre compte de réapprovisionnement vous aide à anticiper les besoins de marchandises et à éviter les ruptures de stocks.

Le système peut donc vous soumettre de façon automatique des propositions de commandes fournisseurs possiblement regroupées et ou des propositions d’ordre de fabrication à lancer.

Lorsque le fournisseur vous livre les marchandises, les réceptions de marchandises peuvent être saisies dans Actricity qu’elles soient partielles ou complètes. Naturellement la réception va mettre à jour le statut de votre commande fournisseur (livrée ou partiellement livrée) et met aussi les valeurs de votre stock à jour automatiquement.

Lors de la réception de votre facture, celle-ci sera saisie dans le système avec sa version PDF. Cette version PDF est intégrée dans la gestion électronique de documents soit à partir de PDF envoyé par E-Mail par votre fournisseur, soit à partir d’une version préalablement scannée afin de disposer d’un visuel original dans le système consultable à tout moment.

Une différence de facturation par rapport à votre commande fournisseur ? Pas de problème ! Vous saisissez le montant effectivement facturé et le système vous apporte de l’aide et vous informe exactement de la différence constatée. A vous de décider si cette différence est justifiée ou non (correction du fournisseur en votre faveur, quantité livrée différente par rapport à la quantité commandée, renvoi de cette facture au fournisseur pour correction etc.), tous les cas peuvent être gérés dans le système.

Naturellement le prix moyen pondéré (PMP) des différents articles concernés par la facture fournisseur sera modifié en conséquence.

Le système de validation pour paiement peut donc démarrer. Grâce à la gestion électronique des documents et du workflow, la validation des factures est grandement facilitée. Terminé les factures oubliées et perdues, tout le processus est digitalisé et accessible en ligne, au bureau ou en télétravail.

En exploitant ces atouts de la digitalisation, le processus peut être véritablement accéléré et pourra donner lieu à des vrais gains financiers, par exemple si certains de vos fournisseurs pratiquent la remise à l’escompte. Un processus de validation des factures fournisseurs permet de payer les fournisseurs à temps et de bénéficier de remise à l’escompte dans certains cas. Des économies non négligeables !

Mais le cas échéant il peut s’avérer nécessaire de faire un retour fournisseur. Pas de souci, Actricity dispose également de cette fonctionnalité et vous permet de gérer les retours fournisseurs de façon complètement intégrée bien entendu. A ce moment il est possible de demander un avoir au fournisseur et renvoyer la marchandise ou alors de demander un remplacement de la marchandise. Tous les cas sont couverts par notre solution, les stocks sont mis à jour ainsi que les flux financiers.  

Saviez-vous ...

... qu’Actricity bénéficie également d’une fonctionnalité de gestion des contrats fournisseurs ? Un gain notable afin de générer et de contrôler vos factures de contrats fournisseurs récurrentes. Un élément clé qui permet de gérer / anticiper vos liquidités au sein du système. Une fonctionnalité dont nous allons vous parler dans un de nos prochains épisodes de « Comprendre l’ERP ».

Plus d'informations sur le sujet de l'integration ERP dans les prochains épisodes de notre série "Comprendre l'ERP".

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Chaque mois, Actricity publie un article concis pour expliquer de manière compréhensible le sujet complexe de l'ERP. En seulement 4 à 6 minutes de lecture, mais avec une grande expertise, nous vous aidons à mieux comprendre les solutions de gestion et leurs avantages.

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