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Comprendre l'ERP
décembre 2023

 

La gestion électronique de documents intégrée à l'ERP

Vos documents sont éparpillés ?

  • Vous perdez du temps à retrouver vos documents sur vos serveurs ?
  • Vous ne savez pas toujours quelle est la dernière version du document recherché ?
  • L’accès aux documents en mobilité n’est pas toujours assuré ?
  • Le partage des documents n’est pas facilité ?

Avec une gestion électronique de documents intégrée à l’ERP ...

  • les documents sont centralisés et rattachés aux bons processus.
  • le partage des documents entre les collaborateurs est facilité.
  • les documents sont versionnés et les erreurs sont évitées.
  • les documents sont facilement accessibles en mobilité.
  • les documents sont liés aux workflows ce qui engendre des gains d’efficacité.

La gestion du service après-vente (SAV) est un élément clé de la satisfaction client et de la rentabilité d'une entreprise. Lorsqu'elle est intégrée à un logiciel de gestion (ERP), elle devient un atout majeur pour l'efficacité opérationnelle, la fidélisation des clients et la croissance de l'entreprise. Dans cet article, nous allons explorer en détail les avantages d'une gestion du SAV intégrée à un ERP.

Centralisation de l’information

L'un des principaux bénéfices de cette synergie réside dans la centralisation de l'information. Avec une GED intégrée à l'ERP, toutes les données et documents essentiels sont stockés dans un emplacement centralisé, accessible à tous les départements de l'entreprise. Cela élimine la nécessité de rechercher manuellement des informations dispersées dans différents systèmes, réduisant ainsi le temps perdu et améliorant la productivité globale.

Amélioration de la collaboration

En outre, la GED intégrée à l'ERP favorise une collaboration accrue au sein de l'organisation. Les employés peuvent partager, modifier et commenter des documents en temps réel, facilitant la communication entre les équipes. Cette collaboration instantanée accélère les cycles de travail, favorise l'innovation et permet une meilleure coordination entre les départements.

Traçabilité accrue

Un autre avantage majeur est la traçabilité améliorée des documents. Chaque modification, chaque consultation, chaque action effectuée sur un document est enregistrée et peut être suivie grâce à la GED intégrée à l'ERP. Cela renforce la transparence des processus et facilite la conformité aux réglementations, offrant à l'entreprise un niveau de contrôle et de sécurité plus élevé sur ses informations sensibles.

Réduction du papier

La réduction du papier est également un aspect crucial de la gestion électronique de documents intégrée à un ERP. En numérisant et en automatisant les processus documentaires, les entreprises peuvent réduire considérablement leur dépendance au papier, ce qui entraîne des économies de coûts substantiels liées à l'impression, au stockage physique et à la gestion des archives. De plus, cela s'aligne sur les objectifs de durabilité environnementale, contribuant ainsi à une entreprise plus respectueuse de l'environnement.

Création de workflows automatisés

Un autre aspect à considérer est l'amélioration de la gestion des workflows. La GED intégrée à l'ERP permet la création de workflows automatisés, rationalisant les processus métier et éliminant les tâches manuelles redondantes. Cela garantit une exécution plus rapide et plus précise des tâches, réduisant les erreurs humaines et permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Partage des documents facilité

En outre, la GED intégrée à l'ERP facilite l'accès aux informations critiques en tout lieu et à tout moment. Avec l'avènement du travail à distance, cette fonctionnalité devient de plus en plus cruciale. Les employés peuvent accéder aux documents dont ils ont besoin depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, améliorant ainsi la flexibilité et l'agilité de l'entreprise.

En somme

En résumé, la gestion électronique de documents intégrée à un logiciel ERP offre une panoplie d'avantages qui transcendent la simple organisation des informations. En centralisant les données, en favorisant la collaboration, en améliorant la traçabilité, en réduisant le papier, en optimisant les workflows et en facilitant l'accès aux informations, cette solution technologique contribue à la transformation numérique des entreprises, renforçant leur compétitivité et leur capacité à s'adapter aux défis du marché. La combinaison de la GED et de l'ERP est véritablement une synergie puissante, créant une plateforme intégrée qui propulse les entreprises vers l'avenir.

Et maintenant au sein d’Actricity

Que veut dire la GED intégrée à notre ERP Actricity …

Comme précédemment évoqué, la synergie que représente l’intégration d’une gestion électronique de documents au sein même des processus d’un ERP tel qu’Actricity apportent des avantages très importants.

Terminé la recherche interminable de la dernière version de l’offre que nous avons envoyé à notre client. Toutes les versions des devis sont sauvegardées sur l’offre de prix dans la gestion commerciale de notre ERP et le tour est joué.

Pareil pour la dernière facture fournisseur que je dois vérifier afin de la valider, je ne cherche plus dans mes e-mails pour trouver la bonne facture du bon fournisseur, je consulte les factures achats dans l’ERP Actricity.

Voici un éventail des fonctionnalités dont dispose la GED d’Actricity :

  • Sauvegarde en format natif de vos documents (PDF, Word, Excel, etc.) au sein de l’ERP

  • Téléversement & téléchargement des documents

  • Fonction drag & drop pour le téléversement

  • Version réduite et vues agrandies des documents rattachés à un élément (par exemple un client, une facture etc.)

  • Check-in / Check-out

  • Documents accessibles par le Web

  • Documents accessibles par l’application mobile

  • Prise de photo et téléversement

  • Intégration des liens Microsoft Sharepoint

  • Intégration de liens répertoire

  • Classifications des documents

Voici un schéma pour nous aider à bien comprendre comment les documents sont stockés et rattachés aux processus/éléments adéquats dans Actricity :
                                               Ci-dessous nous voyons comment les 2 documents PDF sont rattachés à cette offre de prix dans
                                               Actricity :

Grâce à l’intégration évoluée des outils Microsoft Office, il est possible de générer des documents Microsoft Office de haut vol.

 Prenons l’exemple d’un dossier commercial pour une offre de prix :

  • Vous saisissez votre offre commerciale dans Actricity avec les données client, les différentes positions de documents et les conditions commerciales.

  • Grâce à un modèle Microsoft Word prévoyant l’intégration de ces données dans le document Word, Actricity va générer un document Word de haut vol (avec textes longs, schémas etc.) que vous pourrez envoyer à votre client.

  • Actricity sauvegardera ce document généré dans la GED et le versionnera si vous le souhaitez.

    Vous vous demandez si vos documents sont accessibles sur un smartphone ? La réponse est oui – le rapport d’intervention par exemple est disponible dans l’application mobile d’Actricity.

    Vous vous demandez si vous pouvez intégrer la signature électronique dans les documents de la GED Actricity ? La réponse est oui – en intégrant l’outil Docusign par exemple.

    Vous vous demandez si les pièces attachées des courriels sont également disponibles dans le GED. Oui - les documents sont attachés aux courriels et peuvent être assigner dans la GED.

    Vous vous demandez si les fichiers archivés dans notre GED au sein de l’ERP demeurent accessibles par leur nom du fichier ? La réponse est oui - les fichiers sont protégés par des permissions mais demeurent accessibles sur le système de fichiers du serveur.

    Dans notre prochaine édition de "Comprendre l’ERP", nous nous intéresserons aux applications mobiles directement connectées à l’ERP.

    Restez à l'écoute.

    Comprendre l'ERP

    Chaque mois, Actricity publie un article concis pour expliquer de manière compréhensible le sujet complexe de l'ERP. En seulement 4 à 6 minutes de lecture, mais avec une grande expertise, nous vous aidons à mieux comprendre les solutions de gestion et leurs avantages.

    N'hésitez pas à nous contacter. Nous serons heureux de vous aider.